Eenvoudig IBM Maximo-documenten delen met SharePoint

Al uw IBM Maximo– en andere documenten eenvoudig delen en geen gedoe met versiebeheer? De koppeling van uw asset management oplossing met een document management systeem (DMS) zoals SharePoint is dan dé oplossing. Daarmee werken uw medewerkers makkelijker samen en vinden ze snel de juiste informatie.

Veel organisaties worstelen met hun documentbeheer. Er circuleren verschillende versies van documenten en het is voor een medewerker niet altijd meteen duidelijk welke hij of zij moet hebben. Zo gaat er kostbare tijd verloren met zoeken. Bovendien is de kans niet uitgesloten dat er uiteindelijk met verouderde informatie verder wordt gewerkt. Zitten er bijvoorbeeld verschillende versies van een root cause analyse als bijlagen vast aan een werkorder in IBM Maximo, dan kan dit tot verwarring leiden.

Koppeling IBM Maximo en SharePoint: één versie van de waarheid

Met een koppeling tussen uw IBM Maximo asset management oplossing en Microsoft SharePoint van Gemba voorkomt u tijdverlies en onduidelijkheid door verschillende documentversies. Vanuit SharePoint kunt u alle documenten die aan een asset zijn gekoppeld in één keer opvragen. Een URL leidt naar de gedeelde locatie van een document. Op die manier is er dus maar één versie van de waarheid waar al uw medewerkers zich op baseren. Daarbij zijn veranderingen aan een document altijd inzichtelijk via de versiegeschiedenis. En wordt er een document aan IBM Maximo toegevoegd? Dan staat dit automatisch ook in SharePoint.

IBM Maximo-documenten doorzoekbaar via SharePoint

Al uw IBM Maximo- en andere documenten zijn vanuit SharePoint makkelijk doorzoekbaar. Zo is het mogelijk om aan de hand van metadata over bijvoorbeeld de locatie van werkzaamheden, de status van een werkorder of de omschrijving van een asset naar documenten te zoeken. Alle zoekresultaten staan in no-time overzichtelijk op een rij.

Online samenwerken aan IBM Maximo-documenten

Een ander praktisch voordeel is dat uw medewerkers tijdens een online werkoverleg gezamenlijk aan een document kunnen werken. Bijvoorbeeld een shutdown planning, projectplan of specificatie sheet. Ze delen het document dan met een muisklik op hun scherm. Maakt een van de deelnemers aan de vergadering een aanpassing aan het document, dan zien de anderen dit direct terug.

Offline beschikbaarheid van documenten

Zijn uw medewerkers niet altijd verbonden met het internet? Dan kunt u ook documenten offline beschikbaar stellen. Dat is mogelijk via SharePoint en Onedrive. Handig voor bijvoorbeeld (montage)instructies of technische tekeningen die uw monteurs op locatie nodig hebben.

IBM Maximo en Sharepoint koppeling

Hoe we de koppeling tussen IBM Maximo en SharePoint precies voor u inrichten, hangt onder meer af van de manier waarop SharePoint in uw bedrijf is georganiseerd. Een mogelijkheid is dat alle documenten samen in één map zitten en puur op metadata terug te vinden zijn. Maar denk bijvoorbeeld ook aan een document library waarin de URL’s naar verschillende soorten IBM Maximo-documenten zijn gerubriceerd. Ook een classificatie van documenten op veiligheidsniveau behoort tot de opties.