IBM Maximo is ook een krachtig inkoopsysteem Daar schreven we al eerder over in een van onze blogs. Je kunt vanuit IBM Maximo niet alleen alle producten en diensten inkopen die je voor je asset management nodig hebt, maar bijvoorbeeld ook kantoorartikelen. Natuurlijk wil je controle houden over je inkopen, dat is logisch. De vraag is echter of elke bestelling via IBM Maximo ook daadwerkelijk langs je inkopers moet. Door IBM Maximo te koppelen aan een digitaal handelsplatform kun je het namelijk ook zo regelen dat eenvoudige producten met een lage inkoopwaarde door je onderhoudsmensen zelf worden aangekocht. Daarbij is van tevoren bepaald wie wat mag bestellen, wat de voorwaarden zijn en wie de aankoop goedkeurt, bijvoorbeeld een afdelingshoofd of projectleider. Zo ontlast je je inkopers, terwijl je grip houdt op het inkoopproces.

Stel, een van je onderhoudsmensen heeft bouten nodig voor een onderhoudsklus. Hoe makkelijk is het dan om vanuit IBM Maximo direct naar de catalogus van een e-commerceportaal te gaan en daar de bestelling te plaatsen? In de catalogus staan alle producten en diensten waarover je inkoopafdeling vooraf met de leverancier prijsafspraken heeft gemaakt. Mét de juiste productinformatie, zoals artikelnummer en specificaties, zodat ook daar geen vergissingen over kunnen ontstaan. IBM Maximo maakt vervolgens automatisch een aankooporder aan en stuurt de PO ter goedkeuring naar de verantwoordelijke budgethouder. In dit voorbeeld is dat de maintenance manager, die met een druk op de knop een klap geeft op de inkoopopdracht en deze doorstuurt naar het digitale handelsplatform. Zo komt de bestelling op een snelle en gecontroleerde manier tot stand, zonder dat je inkopers eraan te pas komen. Zijn de bouten direct vanuit de werkorder voor de onderhoudsklus besteld? Dan is ook meteen inzichtelijk welke inkoopkosten je voor de werkzaamheden hebt gemaakt.