Schiphol: “We kunnen bouwen op Gemba”

Van de lampjes langs de runways tot de bagagebanden in de aankomsthallen en de brandweerauto’s op het platform. Op vijftien vierkante kilometer heeft Schipholzo’n 120.000 soorten assets in beheer, plus achterliggende IT-oplossingen. Gemba helpt alles draaiende te houden, met IBM Maximo en IBM Control Desk. Onmisbare dienstverlening, die veel verder gaat dan alleen techniek.

22 november 2022 • 12 minuten lezen

Lees meer

Asset continuity, voor Schiphol is het van vitaal belang. En dat geldt dus ook voor de samenwerking met Gemba. Gemba levert IBM Maximo en IBM Control Desk als Software-as-a-Service aan Schiphol. Licenties, hosting, het technisch beheer en een passende SLA: Gemba zorgt ervoor. Beide oplossingen spelen een hoofdrol binnen het asset management van de luchthaven. Daarbij gaat het zowel over de fysieke assets, als over de softwaresystemen die erbij horen. “We gebruiken IBM Control Desk voor het vastleggen van gegevens over onze assets en als workflowsysteem voor de processen voor onderhoud, beheer, incident-, problem- en changemanagement. In feite is het onderdeel van het ecosysteem dat heel Schiphol draaiende houdt. IBM Control Desk voorziet de hele serviceketen van de benodigde informatie en wordt zowel Schiphol-breed als door externe leveranciers gebruikt. Ook met IBM Maximo, dat we voor ons asset management inzetten, werken zowel interne als externe medewerkers”, vertelt Shakita Doeswijk-Tan A Kiam, Service Manager bij de afdeling Asset Management IT Services van Schiphol.

Mensenwerk

De samenwerking tussen Schiphol en Gemba gaat alweer een tijdje terug. Shakita: “Onze interne Asset Management Bagagegroep werkte al jaren met IBM Maximo, dat namen we toen nog rechtstreeks van IBM af. We wilden de software beter beheren en alle IT-gerelateerde zaken bij elkaar brengen. Op dat moment kwam IBM Control Desk in beeld als vervanging voor ons bestaande servicemanagementsysteem en leerden we Gemba kennen. Na een aanbesteding hebben we voor Gemba gekozen als leverancier van de twee oplossingen. Gemba’s aanbod voldeed niet alleen aan alle functionele eisen, maar bood ook de beste prijs-kwaliteitsverhouding. In 2016 hebben we het contract met Gemba gesloten.” De samenwerking pakte goed uit. “Het gaat niet alleen om techniek, maar ook om mensen. De mensen van Schiphol en Gemba weten elkaar te vinden. Dat is belangrijk, want je moet het samen doen. Bij een aanbesteding weet je immers van te voren niet of dat zo is, want zo’n inkooptraject gaat vooral op papier,” aldus Robbert Klein Obbink, Category Manager Airport Process Solutions.

Cultural fit

Er is op strategisch, tactisch en operationeel niveau contact tussen de mensen van Schiphol en Gemba, vanuit sommige afdelingen zelfs dagelijks. Zo werken naast Shakita en Robbert ook Ernst van der Vliet (Contractmanager), Arthur Muller (Functioneel Beheerder ICD) en Merel Hoogewerf-Pronk (Product Owner ICD en Maximo) nauw samen met Gemba. Allemaal zijn ze het erover eens: de mensen van Gemba voelen als eigen mensen en zijn open en transparant. Er is een echte ‘cultural fit’. Shakita: “Bij Gemba staat de deur altijd open. Bovendien hebben ze aan een half woord genoeg en begrijpen ze de uitdagingen waar we als Schiphol voor staan.”

Samenwerking verlengd

Of het nu gaat om een zaak op managementniveau, het ontwikkelen van een nieuw dashboard of de prestaties van de systemen: Gemba denkt mee en is proactief, vinden ze bij Schiphol. Shakita: “Ik kijk bijvoorbeeld maandelijks samen met Gemba hoe IBM Control Desk en IBM Maximo hebben gepresteerd. Maar als er tussentijds iets is, hoef ik de telefoon niet op te pakken. Voordat ik wil bellen, hebben ze mij al gebeld dat ze het incident hebben gezien en ermee bezig zijn.” Gemba helpt Schiphol ook zijn IBM-licenties voor Control Desk en Maximo zo slim mogelijk in te zetten. “Elk jaar geeft Gemba ons advies over de licentievormen die IBM beschikbaar heeft. Daarnaast doen ze elk kwartaal een licentiecheck om te kijken hoe we gebruikmaken van onze licenties. Gemba is een kenniscentrum op dit gebied: ze weten weet hoe het licentiesysteem van IBM werkt en hoe je IBM Maximo en IBM Control Desk het beste benut”, aldus Shakita.

De overall conclusie? Shakita: “We kunnen op Gemba bouwen en zijn tevreden over de samenwerking. Onlangs zijn er afspraken gemaakt over de verlenging van het contract. We kunnen dus de komende jaren verder met Gemba en daar zijn we blij mee.”