Verspreide onderhoudsinformatie maakt compliance aantonen lastig

Onderhoudsgegevens staan vaak op verschillende plekken. Het onderhoudsplan vind je terug in het EAM-systeem, de werkinstructie of SOP in een documentmanagementsysteem en kalibratiegegevens weer ergens anders. Kwalificaties van medewerkers worden mogelijk in HR of Excel bijgehouden. Levert een inspectie een afwijking op, dan volgt soms ook nog een apart kwaliteitsproces.

Al die registraties kunnen afzonderlijk op orde zijn, maar het wordt lastig zodra je de samenhang in beeld moet brengen. Vraagt een auditor naar een kritieke asset, dan wil je zonder speurwerk laten zien wanneer de laatste inspectie, kalibratie of onderhoudsactiviteit heeft plaatsgevonden, welke procedure daarbij van toepassing was, wie het werk uitvoerde en wat er met een geconstateerde afwijking is gebeurd.

Welke eisen daarbij gelden, verschilt per sector. In de farmacie zijn de GMP-regels natuurlijk belangrijk, terwijl in andere sectoren veiligheid, asset integrity, leveringszekerheid of machineveiligheid zwaarder wegen. De vraag blijft dezelfde: kun je laten zien dat het onderhoud aan je assets volgens de geldende eisen is uitgevoerd?

Dezelfde onderhoudsinformatie moet drie vragen beantwoorden

Quality, onderhoud en assetmanagement kijken ieder vanuit een ander belang naar dezelfde informatie. Voor quality en compliance gaat het zoals gezegd vooral om bewijs: aantonen dat de juiste activiteit op het juiste moment, volgens de afgesproken procedure en door de juiste persoon is uitgevoerd.

Technici hebben iets anders nodig. Vooraf moet duidelijk zijn wat ze moeten doen, aan welke procedure ze zich moeten houden en welke inspectiepunten ze moeten controleren. Na afloop leggen ze vast wat ze hebben uitgevoerd en aangetroffen. Komt daar een afwijking uit, dan moet ook duidelijk zijn wie de opvolging oppakt en hoe die wordt vastgelegd.

De asset- of onderhoudsmanager kijkt vervolgens naar de historie die zo ontstaat. Welke storingen of afwijkingen komen terug? Welke assets vragen opvallend veel vervolgwerk? Waar lopen kosten of risico’s op? Informatie die voor compliance nodig is, helpt daarmee ook om onderhoudsbeslissingen te onderbouwen.

Die drie vragen verschillen, maar steunen grotendeels op dezelfde gegevens. Houd je ze apart bij, dan ontstaat extra registratiewerk en neemt de kans toe dat verbanden ontbreken.

Bouw de bewijsvoering in je onderhoudsproces

Maak bewijsvoering onderdeel van het onderhoudsproces door tijdens de uitvoering al vast te leggen wat is gedaan, volgens welke eis en met welk resultaat.

Neem een kritieke pomp waarvoor een verplichte inspectie, kalibratie of onderhoudsfrequentie geldt. Je koppelt die eis aan het onderhouds- of inspectieplan, waarna een werkorder volgt met de juiste instructies of een job plan. Tijdens de uitvoering registreert de technicus wat er is gebeurd en wat er is aangetroffen. Eventuele afwijkingen worden vastgelegd, en zo nodig volgt een corrigerende actie of aanvullende werkorder.

Zo ontstaat een logische keten:

Die keten zorgt voor traceability. Vanuit de onderhoudshistorie kun je terugredeneren waarom het werk nodig was, welke eis en procedure golden, wie het uitvoerde en wat het resultaat was.

Met IBM Maximo Application Suite (IBM MAS) kun je bijvoorbeeld assets, onderhoudsplannen, werkorders, inspecties en onderhoudshistorie aan elkaar koppelen. Dat betekent niet dat alle informatie naar Maximo moet verhuizen. Een gevalideerd documentmanagementsysteem, kwaliteitssysteem of HR-systeem kan zijn eigen functie houden, zolang duidelijk is waar de broninformatie staat en hoe de relatie met de asset, eis en uitvoering is vastgelegd.

Eén onderhoudshistorie voor compliance én sturing

Wanneer bewijsvoering onderdeel is van het dagelijkse onderhoudsproces, ontstaat de historie tijdens de uitvoering. Bevindingen worden vastgelegd, afwijkingen krijgen een vervolgactie en de relatie met de asset blijft behouden. Bij een audit hoef je daardoor minder achteraf te reconstrueren en is de benodigde informatie sneller beschikbaar.

Ook in de operatie levert dat iets op. Technici en werkvoorbereiders beschikken over meer context bij het werk, terwijl vervolgacties gekoppeld blijven aan de onderhoudsactiviteit waaruit ze zijn ontstaan.

Voor asset- en onderhoudsmanagers wordt dezelfde historie een bron voor beslissingen. Als een asset steeds dezelfde afwijking vertoont, storingen terugkomen of onderhoud structureel meer tijd en materiaal vraagt dan verwacht, wil je dat kunnen zien. Die informatie helpt bij keuzes over onderhoudsstrategie, capaciteit, risico’s en vervanging, je gebruikt je assetdata beter voor gerichte sturing.

Wettelijke en sectorspecifieke eisen blijven daarbij altijd leidend. Waar je onderhoudsstrategie ruimte biedt, kun je met een betrouwbare historie wel gerichter bepalen wat nodig is en waarom.

Compliance en onderhoud steunen zo op dezelfde informatie. Je gebruikt de historie niet alleen om aan te tonen dat het werk volgens de eisen is uitgevoerd, maar ook om te bepalen waar onderhoud, capaciteit of vervanging nodig is.

Wil je weten hoe IBM Maximo Application Suite (IBM MAS) je helpt om compliance beter te onderbouwen vanuit je onderhoudsproces? Neem contact op met Emile van Rijn via +31 (06) 18 42 35 31 of e.vanrijn@gemba.nl.