Nooit meer zoeken naar technische documentatie

Hoe blijft de technische documentatie over uw assets up-to-date en maakt u deze eenvoudig beschikbaar? Want dat vergemakkelijkt onderhouds- en inspectiewerk en voorkomt zorgen over audits. Voor een Rotterdamse tankterminal koppelden Gemba en Vector Eyes IBM Maximo met document management systeem Meridian. Alle technische documenten over een asset zijn nu met een muisklik beschikbaar vanuit IBM Maximo. Hoe werkt deze slimme oplossing? En wat hebt u eraan?

Technische tekeningen, certificeringen, inspectierapporten, foto’s, manuals,… De hoeveelheid technische documentatie die bedrijven over hun assets bijhouden is groot en veelomvattend. Het is belangrijk om al die documenten goed op orde te hebben, stelt Tom van Koeveringe van Gemba-partner Vector Eyes. “Zeker als je een Brzo-bedrijf bent en moet kunnen aantonen dat je je installaties onderhoudt. Dat geldt voor veel van onze klanten.”

Document management in Meridian

Vector Eyes zorgt voor het beheer en onderhoud van de technische documentatie van bedrijven. “We bieden ze passende oplossingen, onder andere met Apollo en Accruent Meridian software, en we leveren diensten op het gebied van document management. Dat gaat van scannen, tekenwerk en document control tot en met metadata management om documenten makkelijk vindbaar te maken”, legt Eva van Koeveringe van het familiebedrijf uit.

Samensmelten document management en asset management

Document management en asset management groeien steeds meer naar elkaar toe. Zo ook bij de Rotterdamse tankterminal, een van de klanten van Vector Eyes. Tom van Koeveringe: “Ze waren overgestapt naar IBM Maximo voor hun asset management en wilde de koppeling naar Meridian maken. Aan de ene kant om de mensen die inspecties doen vanuit IBM Maximo in staat te stellen eenvoudig technische documenten over assets op te vragen in Meridian. Aan de andere kant om alle benodigde informatie voor audits makkelijk vindbaar te maken, vanuit één versie van de waarheid.” IBM Maximo biedt zelf ook standaardfunctionaliteit voor document management, maar de mogelijkheden van Meridian voor het koppelen van documenten, versiebeheer en slim zoeken gaan iets verder.

Automatische koppeling naar technische documentatie

IBM Maximo is heel flexibel in de integratie met andere systemen, zoals in dit geval met Meridian. Vector Eyes digitaliseerde 200 meter aan technische documentatie van de tankterminal en voorzag alle digitale documenten van zoeksleutels. Deze metadata tags linken de documenten automatisch aan assets in IBM Maximo. “Als gebruiker kun je direct vanuit een asset of werkorder in het asset management systeem alle gelinkte documenten opvragen in Meridian. Gemba ontwikkelde daarvoor een koppeling in IBM Maximo. Door op een button te klikken, leg je de relatie naar de bijbehorende technische documentatie en krijg je deze op je scherm te zien”, legt Eva van Koeveringe uit.

Koppeling geschikt voor elk bedrijf met assets

Een koppeling tussen hun document management systeem en asset management systeem is voor meer bedrijven interessant. Tom van Koeveringe: “Fabrieken, olie- en gasbedrijven, gebouwenbeheerders, het geldt eigenlijk voor elke organisatie met assets die je maar kunt bedenken. Wij hebben nog meer klanten die IBM Maximo gebruiken en de koppeling met Meridian op hun wensenlijstje hebben staan.”