Met deze 10 KPI’s stuur je op betrouwbaarheid, onderhoud en kosten

Welke KPI’s passen bij jouw onderhoudsvraagstukken?

Bij een productiekritische installatie ligt de nadruk op beschikbaarheid. Bij een onderhoudsorganisatie met een groeiende werkvoorraad wil je vooral weten waar de uitvoering vastloopt. Je hoeft dus niet alle tien KPI’s te meten. Kies de indicatoren die aansluiten bij je belangrijkste onderhoudsvraagstukken en beoordeel ze in samenhang.

Betrouwbaarheid en beschikbaarheid: wat gebeurt er als een asset uitvalt?

Voor een productiekritische installatie wil je vooral weten hoe vaak storingen optreden, hoelang reparaties duren en wat dit betekent voor de beschikbaarheid. Daarvoor gebruik je MTBF, MTTR en assetbeschikbaarheid.

Een stijgende MTBF is gunstig: de gemiddelde tijd tussen storingen neemt toe. Maar als de reparatietijd tegelijkertijd sterk oploopt, hoeft de totale beschikbaarheid niet te verbeteren. Andersom kan een kortere MTTR ervoor zorgen dat een installatie beter beschikbaar blijft, zonder dat de storingsfrequentie afneemt.

Moet je de betrouwbaarheid van onderdelen verbeteren, het preventieve onderhoud aanpassen of de storingsafhandeling versnellen?

Onderhoudsuitvoering: krijgen we het geplande werk ook gedaan?

Heeft je onderhoudsorganisatie moeite om de planning rond te krijgen? Kijk dan naar het percentage gepland onderhoud, de voltooiing van werkorders, de onderhoudsachterstand en PM-compliance.

Stel dat het percentage gepland onderhoud hoog is, maar de onderhoudsachterstand blijft groeien. Onderzoek dan waar die achterstand ontstaat. Is er onvoldoende capaciteit, worden werkzaamheden doorgeschoven of krijgt ongepland onderhoud steeds voorrang? Worden vooral minder urgente werkzaamheden doorgeschoven of blijft onderhoud aan kritieke installaties liggen?

PM-compliance maakt duidelijk of preventieve onderhoudstaken daadwerkelijk binnen de afgesproken termijn zijn uitgevoerd. Ook bij een goede score blijft het belangrijk om te beoordelen of het onderhoudsprogramma de gewenste resultaten oplevert.

Kosten en middelen: waar kun je besparen zonder extra risico’s?

Wil je de onderhoudskosten beheersen, zet ze dan af tegen de vervangingswaarde van je assets. Lopen de kosten structureel op? Vergelijk dan de kosten van revisie met die van vervanging. Neem ook de technische conditie, resterende levensduur en gevolgen van uitval mee in je afweging.

Moeten monteurs regelmatig terugkomen omdat onderdelen ontbreken? Dan zie je dat terug in je First Time Fix Rate. Een hoge voorraadomloopsnelheid kan wijzen op efficiënt voorraadbeheer, maar ook samengaan met tekorten aan kritieke onderdelen. Meer reserveonderdelen op voorraad houden is een oplossing, maar kost ook geld. Wegen de besparingen op voorraadkosten op tegen extra monteursbezoeken en langere uitvaltijd?

Naast deze tien algemene onderhouds-KPI’s zijn er ook sectorspecifieke indicatoren. Zo hebben de waterschappen landelijke KPI’s afgesproken, waarmee ze hun prestaties op een uniforme manier kunnen meten en onderling vergelijken. Dat biedt ook aanknopingspunten om van elkaars aanpak te leren.

Betrouwbare KPI’s? Begin bij de gegevens die je vastlegt

Om met KPI’s op je onderhoudsprestaties te kunnen sturen, heb je betrouwbare en volledige gegevens nodig. Ontbreken storingsgegevens of uitvaltijden, dan geven zelfs zorgvuldig gekozen KPI’s een onvolledig beeld.

Neem een pomp die uitvalt. De monteur maakt een werkorder aan, verhelpt de storing en sluit de werkorder af. Maar is ook vastgelegd wanneer de pomp uitviel en weer operationeel was? Zonder die gegevens kun je de uitvalduur niet betrouwbaar bepalen. Voor MTBF moet je bovendien weten wanneer storingen optreden en hoeveel tijd de pomp daartussen operationeel is geweest. Alleen het aantal storingswerkorders tellen is niet voldoende.

Bepaal daarom per KPI welke gegevens nodig zijn, waar je die vastlegt en wie verantwoordelijk is voor de registratie. Maak ook afspraken over definities. Wanneer telt iets bijvoorbeeld als storing? En welke onderhoudswerkzaamheden vallen onder gepland onderhoud? Als teams daarin verschillende keuzes maken, kun je hun prestaties niet goed vergelijken.

Maak trends in je assetprestaties inzichtelijk

Een KPI opvragen en de uitkomst in een rapport zetten, levert een momentopname op. Pas als je resultaten over een langere periode vergelijkt, zie je hoe de prestaties van een asset zich ontwikkelen. Dan kun je beoordelen of je onderhoudsmaatregelen het gewenste effect hebben en waar je moet bijsturen.

Daarvoor moet je meetresultaten historisch vastleggen en op vaste momenten vergelijken. Door de metingen te automatiseren, voorkom je daarbij dat je voor iedere rapportage opnieuw gegevens moet verzamelen en bewerken.

Neemt bijvoorbeeld de MTBF toe nadat je het preventieve onderhoud hebt aangepast? Daalt de onderhoudsachterstand na een verandering in de planning? En verbeteren de resultaten bij alle assets of alleen bij bepaalde installaties?

Nog een belangrijke indicator: wat is de conditie van je asset?

De tien besproken KPI’s kun je allemaal met de juiste registratie en inrichting meten en volgen in IBM Maximo Application Suite (IBM MAS). Maar je wilt ook weten hoe een asset er technisch voor staat. Welke installaties vertonen tekenen van achteruitgang en verdienen extra aandacht?

Een aanvullende KPI is de conditiescore, die verschillende gegevens combineert om de staat van een asset te beoordelen. Welke factoren meetellen en hoe zwaar ze wegen, bepaal je per type asset.

Met IBM Maximo Health kun je onder meer onderhoudshistorie, conditiemetingen en andere assetgegevens combineren tot een asset health score. Het systeem laat ook zien welke gegevens voor de beoordeling ontbreken, bijvoorbeeld een installatiedatum of vervangingswaarde. Zo weet je welke informatie je nog moet aanvullen om tot een betrouwbare conditiescore te komen.

Welke KPI’s zijn relevant voor jouw assets? En hoe stuur je daarop met IBM Maximo? Neem contact op met Gerben ter Horst, via +31 (0)6 14 57 21 19 of g.terhorst@gemba.nl.