Schiphol: “We kunnen bouwen op Gemba”

Van de lampjes langs de landingsbanen, tot de bagagebanden in de aankomsthallen en de brandweerauto’s op het platform. Op 15 vierkante kilometer heeft Schiphol zo’n 120.000 assets in beheer, plus achterliggende IT-oplossingen. Gemba houdt alles draaiende met IBM Maximo en IBM Control Desk. “Onmisbare dienstverlening, die verder gaat dan techniek”, zegt Shakita Doeswijk-Tan A Kiam van Schiphol.

Asset continuity is voor Schiphol van vitaal belang. En gezien de relatie, geldt dat dus ook voor de samenwerking met Gemba. Schiphol neemt IBM Maximo en IBM Control Desk af als Softwareas-a-Service met onder meer licenties, hosting, technisch beheer en uiteraard een passende SLA. Beide oplossingen spelen een hoofdrol in het asset management van de luchthaven.

Schiphol rekent op Gemba voor het beheer van de fysieke assets en voor de softwaresystemen die erbij horen. “We gebruiken IBM Control Desk voor het vastleggen van data over onze assets en als workflowsysteem voor de processen voor onder – houd en beheer en voor incident-, problem- en changemanagement. Je zou kunnen zeggen dat IBM Control Desk het onderdeel van het ecosysteem is dat heel Schiphol draaiende houdt. IBM Control Desk voorziet de hele serviceketen van de benodigde informatie en wordt niet alleen Schiphol-breed maar ook door externe leveranciers gebruikt. Ook IBM Maximo voor ons asset management wordt gebruikt door zowel interne als externe medewerkers”, zegt Shakita Doeswijk-Tan A Kiam, Service Manager bij de afdeling Asset Management IT Services van Schiphol.

Mensenwerk

De samenwerking tussen Schiphol en Gemba dateert alweer van een aardige tijd terug. Shakita: “Onze interne Asset Management Bagagegroep werkte al jaren met IBM Maximo maar aanvankelijk namen we dat rechtstreeks af van IBM. We wilden de software beter beheren en alle IT-gerelateerde zaken bij elkaar brengen. Op dat moment kwam IBM Control Desk in beeld als vervanging voor ons bestaande servicemanagementsysteem en leerden we Gemba kennen. Na een aanbesteding hebben we in 2016 voor Gemba gekozen als leverancier van beide oplossingen. Gemba’s aanbod voldeed aan alle functionele eisen en had ook de beste prijs-kwaliteitsverhouding.”

De samenwerking pakte bijzonder goed uit, weet ook Robbert Klein Obbink, Category Manager Airport Process Solutions. “Het gaat om meer dan alleen techniek, het gaat ook om de mensen. De mensen van Schiphol en Gemba weten elkaar heel goed te vinden. Dat is belangrijk, want je moet het samen doen. Bij een aanbesteding weet je immers niet van tevoren of het klikt. Zo’n inkooptraject gaat toch vooral op papier.”

Cultural fit

Er zijn op strategisch, tactisch en operationeel niveau contacten tussen de mensen van Schiphol en Gemba. Bij sommige afdelingen zelfs dagelijks. Zo werken naast Shakita en Robbert ook Ernst van der Vliet (Contractmanager), Arthur Muller (Functioneel Beheerder ICD) en Merel Hoogewerf-Pronk (Product Owner ICD en Maximo) nauw samen met Gemba. Allemaal zijn ze het erover eens: de mensen van Gemba voelen als collega’s en zijn open en transparant. “Er is een echte cultural fit”, vindt Shakita. “Bij Gemba staat de deur altijd open. Bovendien hebben ze aan een half woord genoeg en begrijpen ze de uitdagingen waar we als Schiphol voor staan.”

Samenwerking verlengd

Of het nu gaat om kwesties op managementniveau, het ontwikkelen van een nieuw dashboard of de prestaties van de systemen; Gemba denkt mee en is proactief, vinden ze bij Schiphol. Shakita: “Ik kijk maandelijks samen met Gemba hoe IBM Control Desk en IBM Maximo presteren. Maar als er tussentijds iets aan de hand is, heeft iemand van Gemba mij al gebeld om te zeggen dat ze met het incident bezig zijn. Dus voordat ik ze kan bellen.”

Gemba helpt Schiphol ook om de IBM-licenties voor Control Desk en Maximo zo slim mogelijk in te zetten. “Elk jaar adviseert Gemba ons over de licentievormen die IBM beschikbaar heeft. Daarnaast doen ze elk kwartaal een licentiecheck om te beoordelen hoe we gebruikmaken van onze licenties. Gemba is een kenniscentrum op het gebied van asset management maar weet ook hoe zaken als licenties van IBM werken en hoe je IBM Maximo en IBM Control Desk het beste benut”, aldus Shakita.

De conclusie? Shakita: “We kunnen op Gemba bouwen en zijn tevreden over de samenwerking. Onlangs zijn er afspraken gemaakt over de verlenging van het contract. We kunnen dus de komende jaren verder met Gemba en daar zijn we blij mee.”

Bron beeldmateriaal: Amsterdam Airport Schiphol