Asset management: hoe krijgt u uw informatiebehoefte scherp?

Goede rapportages helpen uw asset management te verbeteren. Dat begint allemaal bij het scherp krijgen van uw informatiebehoefte. Maar hoe bepaalt u wat voor asset management rapportage u werkelijk nodig hebt? Daarover meer in deze eerste blog uit een serie van drie over asset management en BI.

Van los idee naar gedetailleerde asset management rapportage

Wat wilt u echt weten? Welke data uit IBM Maximo en andere systemen zijn daarvoor nodig? Waar staan die data? En hoe moet de rapportage eruitzien? Het zijn belangrijke vragen die voorafgaan aan het maken van een asset management rapportage. Onze ervaring bij Gemba is dat een workshop helpt om deze vragen praktisch en pragmatisch te beantwoorden. In zo’n workshop herleiden we uw informatiebehoefte tot de kern, om die vervolgens naar een prototype van een rapportage te vertalen. Dit prototype laat concreet zien welke kant een oplossing uitgaat. Vervolgens vullen we samen de details in. Welk veld komt hier, welk veld daar en hoeveel karakters is het? Zo komt u van een los idee tot een precieze invulling van uw behoefte aan een specifieke asset management rapportage, zonder een nodeloos ingewikkelde oplossing of nodeloos hoge kosten.

Gewoon via de IBM Maximo startpagina

Een paar voorbeelden uit de praktijk. Een olie- en gasbedrijf wil de status van de veiligheidssystemen op zijn olieplatform bewaken met een asset management rapportage. Wat een complexe vraag lijkt, blijkt na een workshop simpel op te lossen met een standaard startpagina in IBM Maximo. Het bedrijf kan nu zelfs naar real-time data kijken, in plaats van het met een wekelijkse rapportage te hoeven doen. Een ander bedrijf wil een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opstellen met IBM Maximo-data. Maar een complexe oplossing voor een MJOP bouwen hoeft helemaal niet, zo komt uit de workshop naar voren. Want een rapport met de werkorders voor de komende tien jaar is al voldoende.

Uitgebreide asset management rapportage met IBM Maximo add-on

Het omgekeerde kan echter ook het geval zijn, zo laat een ander voorbeeld zien. Een netwerkbeheerder wil zijn ondergrondse pijpleidingen in IBM Maximo geografisch weergeven, om op die manier een beter beeld te krijgen van de omgevingsfactoren. Ligt een pijpleiding bijvoorbeeld naast een woonwijk of een weg die wordt uitgebreid? De eerste gedachte is heel eenvoudig een kaartje in Google Maps te maken. Maar tijdens de workshop blijkt de informatiebehoefte eigenlijk veel verder te gaan. Het bedrijf wil kunnen aantonen dat het controle heeft over zijn netwerkonderhoud en voldoet aan de wettelijke eisen. En dat vraagt meer dan een puur grafische weergave. De assets op de kaart moeten aan allerlei data in IBM Maximo worden gekoppeld. Een IBM add-on biedt wel de benodigde oplossing. Best een investering, maar het bedrijf kan nu uitgebreide asset management rapportages maken en daarmee verder bouwen.

Effectieve asset management rapportage: uitgangspunten workshop

Wat is belangrijk om tot een effectieve asset management rapportage te komen? Dit zijn onze tien uitgangspunten bij een workshop:

1. Kleine groep van vijf à zes deelnemers
Inhoudsdeskundigen die weten waar ze het over hebben plus iemand die bevoegd is om beslissingen te nemen over de oplossingsrichting.

2. Uit de waan van de dag
De deelnemers zitten een dag(deel) samen, weg van hun werkplek, zonder afleiding en mobiele telefoons.

3. Tweekoppige begeleiding
De ene leidt het gesprek, de andere legt zaken vast. Welke keuzes zijn gemaakt? Wat zijn de requirements? Ook belangrijk voor de toetsing!

4. Iedereen actief betrekken
De mensen die zich van nature meer op de achtergrond houden, hebben juist vaak creatieve ideeën. Ook zij krijgen een podium.

5. Challengen
Waarom willen de deelnemers iets? Helpt dat echt hun werk beter te doen? Of is wat ze vragen niet wat ze nodig hebben? We stimuleren out-of-the-box denken in het proces.

6. Weerstanden en frustraties op tafel
Waar komen die vandaan? ‘We hebben het altijd zo gedaan’ is geen reden om verandering tegen te houden. Want wat vroeger werkte, doet dat nu misschien niet meer.

7. Dingen uittekenen
Een simpel whiteboard is een krachtig hulpmiddel. Hoe loopt een informatieproces nu? Waarom gebeurt dat zo? Hoe zou het anders kunnen?

8. Scoping: de focus vasthouden
Is een onderwerp te groot, dan durven we dingen te parkeren. In vakjargon: we doen aan functionele opsplitsing.

9. Zo simpel mogelijk
Wat is de juiste oplossingsrichting? En met welke tools geeft u daar het beste invulling aan? Een oplossing kan vaak simpeler en tegen lagere kosten, weten we.

10. Prototype bouwen én valideren
Een prototype neemt mensen mee in een oplossingsrichting. Niet te vergeten: we laten het altijd valideren door gebruikers.