IBM Maximo: óók een krachtig inkoopsysteem!

IBM Maximo staat vooral bekend als een asset management oplossing, maar wist u dat het een zeer krachtige inkoopsysteem in zich heeft? Van een inkoopaanvraag tot en met kosten en verplichtingen: met de IBM Maximo Procurement Management module beschikt u out-of-the-box over alle tools die nodig zijn om het inkoopproces van begin tot eind te managen. Ook voor inkoop die niet asset-gerelateerd is!

Onderdelen, gereedschap, onderhoudsdiensten en natuurlijk uw assets zelf: hoe managet u de inkoop zo goed mogelijk en houdt u de kosten onder controle? De IBM Maximo Procurement Management module leidt het hele inkoopproces voor u in goede banen. En dit niet alleen van asset-gerelateerde producten en diensten, maar ook van andere artikelen zoals kantoor- of IT-benodigdheden. U heeft dus geen apart, vaak kostbaar en lastig te koppelen ERP-oplossing nodig voor uw inkoop. Alle functionaliteit waar u behoefte aan hebt, zit in in de inkoopmodule van IBM Maximo.

Hele inkoopproces via IBM Maximo

Inkoopaanvragen verwerken, inkooporders maken, offerteaanvragen en opdrachtbevestigingen versturen: u doet het allemaal rechtstreeks vanuit IBM Maximo. Komen er goederen binnen of zijn diensten geleverd? Dan boekt u dit eenvoudig in het systeem. Met inkoopfacturen doet u hetzelfde, net zoals met verplichtingen. Zo weet u precies wat uw actuele inkoopkosten zijn en wat er nog aankomt. Ook contracten met leveranciers houdt u bij in IBM Maximo. Dat gaat van contracten voor bijvoorbeeld garanties tot contracten voor het inhuren van onderhoudsmedewerkers. Last but not least, maakt u in IBM Maximo budgetten en prognoses op basis van historische inkoopgegevens. Met andere woorden: u kunt echt aan financieel asset management doen.

Inzicht in alle kosten voor de inkoop van uw assets

Een van de voordelen van het volledig vastleggen en managen van inkoopactiviteiten in IBM Maximo, is dat u inzicht hebt in ál uw inkoopkosten. Dat is een ander verhaal als een deel van het proces via uw financiële systeem loopt. Stel, er gaat een bestelaanvraag van IBM Maximo naar uw financiële software en uw boekhouder telt daar allerlei uitgaven bij op, bijvoorbeeld kosten voor transport of certificaten voor medewerkers die u inhuurt. Deze bijkomende kosten zijn vaak lastig te herleiden naar de oorspronkelijke inkooporder, waardoor u die mist u in uw kostenplaatje. In plaats van uit te gaan van de werkelijke kosten, moet u daar een inschatting van maken in uw budgetten en prognoses.

Samenwerking IBM Maximo en uw financiële systeem

Vanzelfsprekend is het wel belangrijk dat IBM Maximo goed gegevens kan uitwisselen met uw financiële systeem. Want als u bijvoorbeeld een inkooporder uitstuurt, dan wilt u dat de verplichting die u daarmee aangaat ook meteen op de juiste grootboekrekening in uw boekhouding terechtkomt. Daarvoor ontwikkelden we bij Gemba verschillende interfaces, onder meer naar Exact, InforSun en Microsoft Navision. Deze interfaces zorgen ervoor dat ook de administratieve afhandeling op de juiste wijze gebeurt.

Handige functionaliteit voor uw asset procurement management

Verschillende van onze klanten gebruiken de inkoopmodule van IBM Maximo in combinatie met een interface naar hun financiële systeem, bijvoorbeeld in de olie- en gas- en overslagsector. IBM Maximo biedt dergelijke ‘asset-intensieve’ bedrijven allerlei handige inkoopfunctionaliteit. Zo is hun workflow voor de afhandeling van inkooporders vaak complexer dan die van andere organisaties. Een inkooporder bestaat bijvoorbeeld uit veel verschillende regels, waarvoor er op verschillende niveaus goedkeuring nodig is. IBM Maximo kan zulke complexe workflows uitstekend aan. Ook het proces voor de serialisatie van assets stuurt u eenvoudig vanuit de inkoopmodule aan. Daarnaast biedt IBM Maximo geavanceerde analysemogelijkheden. Wilt u bijvoorbeeld inzicht in de prestaties van uw leveranciers of inkoopmedewerkers? Geen probleem!

Eenvoudig communiceren over de inkoop van uw assets

Verder kunt u bijvoorbeeld nog denken aan op maat gemaakte templates voor uw inkooporders. Zoals een template waarin precies staat aan welke eisen de medewerkers voor een opdracht moeten voldoen of wat de specificaties voor de verpakking van een artikel zijn. U stuurt zo’n inkooporder met een druk op de knop als pdf naar een leverancier. Hebt u na een bepaald aantal dagen nog geen bevestiging van de leverancier in kwestie? We kunnen IBM Maximo zo inrichten dat er dan automatisch een reminder uitgaat. Ook prettig: u raakt nooit meer een mail kwijt. Want alle e-mailcorrespondentie die bij een inkoopdossier hoort wordt daar automatisch aan gekoppeld. Zo helpt IBM Maximo u op allerlei manieren om uw inkoopprocessen te stroomlijnen.