Software voor service providers: grip op uw dienstverlening

Of u nu assets voor klanten beheert of andere services biedt, u wilt overzicht en controle over uw dienstverlening. Zowel operationeel als financieel, tot en met de facturatie en inzicht in uw resultaten aan toe. Wat u zeker niet wilt, is discussie over wat u hebt gedaan en wat uw klanten daarvoor moeten betalen. Maar hoe doet u dat?

Stel, uw onderhoudsbedrijf voert werkzaamheden uit aan de assets van klanten, al dan niet via diverse onderaannemers. Of uw onderhoudsafdeling levert diensten aan andere onderdelen van uw organisatie en heeft daarbij met interne budgethouders te maken. In beide gevallen staat u voor de uitdaging om uw dienstverlening zo transparant mogelijk te maken, voor uzelf én voor uw klanten. Wat mogen ze van u verwachten, voor welke prijs? Hoe zorgt u dat de dienstverlening volgens de gemaakte afspraken gebeurt? En hoe regelt u de facturatie snel en goed? Uiteraard wilt u ook weten wat u onderaan de streep overhoudt.

Prijsafspraken per dienst en klant vastgelegd

Met speciale software voor serviceproviders is het mogelijk al dit soort zaken inzichtelijk te maken én grip te houden op uw dienstverlening. Dat begint bij het vastleggen van prijsafspraken per dienst en per klant. Brengt u bijvoorbeeld een vaste onderhoudsfee in rekening en geen manuren, maar rekent u wel de materiaalkosten met een bepaalde marge door? En wat doet u met werkzaamheden die buiten het contract vallen?

Afhandeling volgens procedures en takenlijsten

Bij iedere dienst hoort ook een plan van aanpak, compleet met takenlijsten en interne procedures. In zo’n plan van aanpak legt u vast welke activiteiten u voor de klant uitvoert, wat de werkwijze is en wie de activiteit uitvoert. Met die informatie leidt de software voor service providers uw dienstverlening automatisch in goede banen. Dat gaat van het checken of de klant recht heeft op de dienstverlening tot en met de uitvoering en de facturatie volgens de gemaakt prijsafspraken.

Storingsmelding naar de juiste mensen

Komt er bijvoorbeeld een storingsmelding binnen, dan weet de software voor service providers welke prioriteit deze melding heeft. Vervolgens wordt gezorgd dat de juiste mensen in actie komen. Moeten er steigerbouwers op pad, zijn er verschillende monteurs nodig of alleen een elektricien? En hoe zit het met onderdelen of gereedschap? Een melding kan ook direct voor verdere afhandeling doorgaan naar een aannemer. Wie er ook bij de werkzaamheden is betrokken, de software houdt iedereen op de hoogte van de voortgang.

Afhandeling grote aantallen meldingen

Krijgt u heel veel meldingen binnen, tot wel honderden per dag? Bijvoorbeeld omdat u grote hoeveelheden assets onderhoudt en beheert? Die meldingen kunt u gewoon via de e-mail of een helpdeskmedewerker zonder diepgaande kennis van zaken laten binnenkomen. Het systeem zorgt dat elke melding op de afgesproken manier wordt afgehandeld.

Automatisch rekening opmaken

De software voor serviceproviders houdt alle meldingen en uitgevoerde diensten bij en maakt de rekening op aan het einde van de periode die u met uw klant hebt afgesproken. Mocht dat nodig zijn, dan kunt u handmatig aanpassingen doen. Wil uw klant de afrekening eerst zien? Dat kan, dan gaat de factuur pas na zijn of haar goedkeuring de deur uit. De facturatie van vaste bedragen voor abonnementen kunt u helemaal automatisch laten gebeuren.

Eenvoudig verantwoording afleggen

Mensuren, materialen, ingekochte diensten, … in de software voor serviceproviders registreert u alles eenvoudig per service-activiteit, ook voor de werkzaamheden die buiten de afspraken vallen. Zo kunt u zich altijd naar uw klanten verantwoorden. Bovendien hebt u zelf inzicht in de resultaten van uw activiteiten. Ook al hebt u tientallen klanten, aan wie u services verleent op basis van verschillende afspraken, alles wat u doet is transparant.

IBM Maximo for Service Providers

Bij Gemba hebben we goede ervaringen met IBM Maximo for Service Providers. Met deze speciaal voor service providers ontwikkelde software helpen we verschillende klanten om hun service-activiteiten te stroomlijnen en inzichtelijk te maken, van onderhoudsbedrijven tot beheermaatschappijen.