Gemba-consultants aan het werk: hoe geven ze dagelijks vorm aan uw asset management?

Voor Gemba-consultants is het dagelijkse kost: wijzigingen doorvoeren in uw bestaande asset management-systeem of hele nieuwe processen voor u inrichten. Maar wat gebeurt er allemaal als u een van onze consultants om zo’n oplossing vraagt? Waar moet u rekening mee houden? Een verhelderend inkijkje in de day-to-day business van een Gemba-consultant en wat dit voor u betekent.

Een herkenbare situatie: een consultant van Gemba is bij uw organisatie aan het werk en u steekt uw hoofd om de deur met een vraag. U wilt bijvoorbeeld een afwijkingenregister in IBM Maximo hebben en daar even over sparren met de consultant. Met uw vraag treedt een heel traject in werking. Dit begint met een paar gerichte vragen van de consultant om vast een idee te krijgen van de oplossingsrichting. Is het een kwestie van ergens een veldje toevoegen? Of gaat het verder dan dat en is het noodzakelijk eerst het achterliggende proces in kaart te brengen?

Vraag vertalen naar offerte

Natuurlijk wilt u ook weten wat zo’n oplossing gaat kosten. Dit vraagt nader onderzoek door de consultant. Bestaan er standaardoplossingen? Of moet er iets nieuws worden gemaakt? Daarbij gaat de consultant in conclaaf met collega’s van Gemba. Heeft iemand al ervaring met de gevraagde oplossing? Op basis van de uitkomsten stelt de consultant een planning op, bestaande uit drie stappen. De eerste stap is een workshop om de requirements scherp te krijgen. Stap twee is het realiseren, testen en valideren van de oplossing. De derde stap is de inproductiename. De consultant vertaalt de planning naar een offerte, waarin precies staat beschreven wat er gaat gebeuren, hoeveel dagen dit duurt en wat de kosten daarvan zijn.

Werkorder aanmaken

Vaak gaat de offerte nog eens heen en weer voor verdere aanscherping. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u nog iets wilt toevoegen aan de oplossing en wilt weten of dit mogelijk is en welke kosten daarmee zijn gemoeid. Bent u akkoord met de offerte en hebt u uw handtekening gezet? Dan maken wij bij Gemba een werkorder aan. In de werkorder zijn alle werkzaamheden die de consultant voor u uitvoert opgenomen. Op basis van de uren die de consultant boekt, geeft Gemba u volledige transparantie in de voortgang en de uitgevoerde activiteiten.

Requirements helder krijgen in workshop

Zoals gezegd, begint de consultant met het organiseren van een workshop. Daarbij worden alle betrokkenen uit uw organisatie samengebracht in één ruimte. Doel van deze exercitie is helder te krijgen aan welke eisen en behoeften de wijziging of nieuwe oplossing moet voldoen. De consultant laat een ‘praatplaatje’ zien dat de oplossing in beeld brengt, om daarmee de dialoog te starten. Hoe moet een scherm eruitzien? Hoe loopt het proces? Welke rollen zijn erbij betrokken? En wat doen de mensen in deze rollen: wat gebeurt er precies op welk moment? Alle details worden uitgeschreven of uitgetekend op een whiteboard, zodat de requirements per rol volledig duidelijk zijn.

Wat en hoe rapporteren?

Laatste onderwerp van de workshop is de rapportagebehoefte voor de nieuwe of gewijzigde oplossing: hoe moeten gegevens worden gepresenteerd en voor wie? Is er bijvoorbeeld een mooie startpagina in IBM Maximo nodig om de real-time status van het proces te bekijken? En welke rollen moeten dan welke informatie zien? Daarnaast zijn er de periodieke rapportages, bijvoorbeeld om het management inzicht te geven in belangrijke onderhoudsgegevens. Gebeurt deze rapportage straks in IBM Cognos of in Birt? En zijn daarvoor data uit andere IBM Maximo-processen of externe systemen nodig?

Het ontwerp: de eerste toetsing

Nu is het tijd om de resultaten van de workshop vast te leggen in een ontwerp. In dit ontwerp beschrijft de consultant heel gedetailleerd wat de oplossing per processtap, per scherm en per rapportage inhoudt. Dit gebeurt op een manier die de techneuten in uw organisatie voldoende informatie geeft, maar ook begrijpelijk is voor mensen die niet technisch onderlegd zijn. Het ontwerp is voor u het eerste toetsingsmoment: is deze oplossing echt wat u nodig hebt? Net zoals bij de offerte zal ook het ontwerp een paar keer heen en weer gaan, totdat u helemaal tevreden bent en er een klap op geeft.

Van bouwen tot in productie nemen

Na de goedkeuring van het ontwerp gaat de consultant aan de slag om technisch invulling te geven aan uw requirements. Dat betekent schermen bouwen, werkprocessen inregelen en als laatste rapportages ontwikkelen. Vervolgens is het tijd om te testen. Werkt bijvoorbeeld alle logica? Zijn er geen foutmeldingen? Als de oplossing voor 90 procent staat, is deze klaar om samen met u scenario’s te testen. Daarbij wordt de hele oplossing doorlopen: doet alles wat het moet doen? Parallel aan het testen loopt een changemanagementtraject, bijvoorbeeld als u dingen toch net iets anders wilt of de oplossing wilt uitbreiden. Dan kijkt de consultant ook naar bijkomende kosten en wordt eventueel de planning bijgewerkt. Werkt alles zoals u dat wilt, dan wordt de oplossing in productie genomen. Daarbij zorgt de consultant bijvoorbeeld ook voor zaken als training, trainingsdocumenten of verandermanagement, als u daar behoefte aan hebt.

Intern proces Gemba borgen

Al deze stappen helpen de Gemba-consultants niet alleen vorm te geven aan hun dagelijks werk: uw organisatie passende en optimaal functionerende oplossingen bieden. Ze helpen ons bij Gemba ook intern om het proces te borgen. Zo komen we samen tot het beste resultaat!