Kloppen uw IBM Maximo-licenties met uw gebruik? Doe de check!

Hoe goed kent u uw IBM Maximo-omgeving? Welke licenties hebt u bijvoorbeeld, hoeveel actieve gebruikers zijn er en hoe zit het met hun rechten en rollen? Even een gebruiker erbij of rechten aanpassen kan grote gevolgen hebben voor uw IBM Maximo-licentiemanagement. En uiteraard wilt u hoge boetes voorkomen. Een terugkerende check is daarom verstandig.

IBM Maximo heeft verschillende licenties, elk met eigen functionaliteiten. Het licentiemodel heeft in feite de vorm van een ui. De binnenste schil is de gratis ‘Selfservice’. Daarboven liggen de schillen ‘Express’, ‘Limited’ en ‘Full-use’, met een oplopend prijskaartje. Het kan zijn dat een gebruiker met IBM Maximo-functionaliteiten werkt die in verschillende schillen zitten – dat maakt de zaak complex. En dan zijn er nog de add-ons waarvoor andere licentievoorwaarden kunnen gelden.

Geen grip op licentiebeheer IBM Maximo

Het is makkelijk om het overzicht op uw licentiegebruik te verliezen en daarmee de grip op uw licentiebeheer voor IBM Maximo. Zeker omdat u te maken hebt met wijzigingen binnen uw gebruikersgroepen. Want mensen komen en gaan in uw organisatie. Daarbij kan ook hun rol veranderen, wat weer van invloed is op hun gebruiksrechten. In IBM Maximo kunt u gebruikers toevoegen en rechten toekennen zonder dat daar licenties tegenover staan, er zit geen beperking op. Soms staan er ook ‘onder water’ in de database van IBM Maximo vinkjes aan voor bepaalde rechten zonder dat u daar weet van hebt. Dit kan problemen geven bij een audit door IBM, want u bent er zelf verantwoordelijk voor dat uw licenties kloppen met uw daadwerkelijke gebruik. En een boete kan flink in de papieren lopen.

Gemba License check voor IBM Maximo

Vanaf IBM Maximo versie 7.6.0.9 zit er een applicatielicentiemonitor in het systeem, die u helpt vast te stellen of u compliant bent. Op basis van die monitor hebben we een handige rapportage ontwikkeld: de Gemba License Check. Daarmee controleren we per actieve gebruiker welke licentie iemand zou moeten hebben op basis van zijn of haar gebruik en wat daar aan door u gekochte licenties tegenover staat. Het resultaat is een overzicht dat direct laat zien waar de gaten zitten en u dus niet compliant bent met uw licenties. Daarnaast brengen we apart uw eventuele ‘concurrent users’ met bijbehorende licenties in beeld. De Gemba License Check is gratis voor klanten die bij Gemba hun IBM Maximo-licenties afnemen. Bent u geen klant, maar wilt u wel een Gemba License Check? Dat kan!

Voorbereid op audit IBM Maximo-licenties

Ons advies is de licentiecheck in ieder geval jaarlijks te doen, maar het kan natuurlijk altijd vaker. Zo bent u goed voorbereid op een mogelijke audit. Kondigt IBM een audit aan, dan raden we u sowieso aan om eerst contact met Gemba op te nemen voor een check. Ook begeleiden en helpen we u tijdens de audit. Blijkt uit de audit dat u niet voldoende of niet de juiste licenties hebt? Dan betaalt u de volledige licentieprijs (u profiteert dus niet van kortingen) en krijgt u bovendien een boete. Die boete is maximaal twintig procent van de aanschafwaarde van de licenties die u tekort komt, in principe over een periode van twee jaar. Een serieuze kostenpost dus, waar uw budget waarschijnlijk niet op is berekend. Hebt u onze begeleiding en hulp nodig bij een IBM Maximo-audit, maar bent u geen klant? Ook dan kunt u een beroep op ons doen.

Kans op boete veel kleiner

De Gemba License Check geeft u geen garanties dat u honderd procent in orde bent met uw IBM Maximo-licenties, want zo’n check is en blijft vanzelfsprekend een momentopname. Maar de kans dat u een boete oploopt, is vele malen kleiner. En dat is wel zo’n rustig gevoel.