In 1,5 maand naar IBM MAS: hoe Warmtebedrijf Rotterdam razendsnel overstapte op IBM Maximo Application Suite

Migreren naar IBM MAS roept vaak dezelfde vragen op. Waar begin je? Hoe houd je grip? En hoe zorg je dat je onderhoud gewoon doorgaat? Gemba zette binnen anderhalve maand een nieuwe, stabiele MAS-omgeving neer voor Warmtebedrijf Rotterdam. Welke stappen daarbij zijn gezet en wat de lessons learned zijn, lees je in deze blog.

Warmtebedrijf Rotterdam: restwarmte, warmtenet en duizenden assets

Warmtebedrijf Rotterdam (WBR), inmiddels onderdeel van Vattenfall, levert stadswarmte op basis van restwarmte uit de industrie in het Rotterdamse havengebied. In IBM Maximo beheren ze het volledige areaal dat hiervoor nodig is: functionele lijnen, pijpleidingen en installaties die samen het warmtenet vormen. Het gaat om een paar duizend assetcomponenten, verspreid over meerdere locaties, inclusief alle onderhoudsplannen en contracten die daarbij horen.

Een stabiele Maximo-omgeving als vertrekpunt

Sinds 2019 werkte WBR met een stabiele IBM Maximo-omgeving die jarenlang probleemloos meeging. De inrichting kwam tot stand in samenwerking met Gemba en MaxGrip: MaxGrip bracht de assetstructuur en onderhoudsplannen in kaart, en Gemba richtte Maximo volledig in, inclusief fieldserviceprocessen, werkorders en dashboards.

De omgeving draaide in een door IBM beheerd SaaS-model. IBM verzorgde het platform, de database en de patching. Toen dat model werd uitgefaseerd en IBM MAS beschikbaar kwam als toekomstvaste opvolger, werd een overstap logisch.

De beste oplossing? IBM MAS Manage in Gemba Cloud

Gemba begon met een analyse: welke licenties gebruikte WBR, wat was er in de nieuwe situatie nodig en welke technische basis paste daarbij? Die analyse leidde tot een duidelijke keuze: een IBM MAS Manage-omgeving binnen Gemba Cloud, waarin hosting, licenties en het technische beheer samenkomen en Gemba Managed Services de periodieke security- en functionele patching verzorgen.

Een strakke migratie: van testomgeving naar halve-dag-go-live

De migratie verliep volgens een helder ritme. Eerst richtte Gemba een out-of-the-box IBM MAS Manage-testomgeving in. Ondertussen werd bij IBM een gecontroleerde kopie van de database opgevraagd, omdat de oude omgeving volledig door IBM werd beheerd.

Zodra de back-up binnen was, begon de technische upgrade. De complete Maximo-inrichting werd een-op-een naar IBM MAS overgezet. Daarna volgden twee testrondes: eerst intern, daarna door WBR zelf. Beide testen leverden geen afwijkingen op; de nieuwe omgeving werkte direct zoals verwacht, zonder verrassingen of herstelwerk.

Met dat vertrouwen werd de productieomgeving opgebouwd. Op het afgesproken moment werd de oude omgeving bevroren en vond de overstap plaats. De lift-and-shift duurde slechts een halve dag. Daarna kon WBR direct verder werken in een volledig operationele IBM MAS-omgeving op Gemba Cloud.

Lessons learned rond focus, verwachtingen en timing van data

De migratie van WBR verliep soepel en voorspelbaar. Wat kun jij daar als organisatie van meenemen als je zelf naar IBM MAS overstapt? Dit traject laat een aantal praktische lessen zien die direct toepasbaar zijn:

• Houd de scope strak. Neem tijdens de migratie geen verbeterpunten of optimalisaties mee. Zo blijft het traject overzichtelijk en uitvoerbaar.
• Stuur actief op verwachtingen. Maak vooraf helder wat je wel en niet oplevert. Dat voorkomt vertragingen, ruis en discussie.
• Migreer eerst, optimaliseer daarna. Weersta de verleiding om “even snel” verbeteringen mee te nemen. Door eerst volledig over te stappen, voorkom je dat een upgrade verandert in een herinrichtingsproject.
• Zorg op tijd voor de juiste data. Wanneer een leverancier de omgeving beheert, plan je het gecontroleerd aanleveren van de database ruim van tevoren in. Dat voorkomt knelpunten later in het traject.