Geen asset management rapportage zonder functioneel ontwerp!

U weet welke informatie u uit uw asset management systeem wilt halen. En u hebt scherp met welk BI-platform u dat het beste doet. Maar hoe zorgt u nu dat de rapportages die u maakt aan de verwachtingen voldoen? In deze derde en laatste blog uit een serie van drie over asset management en BI leggen we uit waarom een goed functioneel ontwerp onmisbaar is.

Welke kant gaat uw asset management rapportage op?

Een huis bouwen zonder ontwerp, dat klinkt niet echt verstandig. Hetzelfde geldt voor uw asset management rapportages. Als u niet van te voren vastlegt hoe een rapportage eruit komt te zien, is het niet duidelijk waar u naartoe gaat en kunt u dus ook geen reëel budget of goede planning maken. De kans is groot dat uw focus gaandeweg het project verschuift door voortschrijdend inzicht – met meerwerk en uitloop tot gevolg. Daarom is het belangrijk om eerst een functioneel ontwerp voor uw rapportages te maken, voordat u met de ontwikkeling begint. Of het nu gaat om een rapportage die inzicht geeft in de prestaties of integriteit van een asset, de afhandeling van werkorders of uw inkoopkortingen – een functioneel ontwerp leidt zonder twijfel tot het beste resultaat.

Partijen en belangen duidelijk in beeld

In een functioneel ontwerp legt u allerlei details vast over de rapportage die u voor ogen hebt. Wat wilt u ermee bereiken? Welke informatie wilt u weergeven? Aan wie en hoe? Zo zorgt u voor duidelijkheid bij alle partijen die bij het project betrokken zijn. Allereerst is dat de opdrachtgever of misschien zijn het wel meerdere opdrachtgevers. Want er kunnen natuurlijk verschillende afdelingen zijn die een bepaalde rapportage willen, mogelijk met conflicterende belangen en behoeften. Dat maakt de uitwerking van een oplossingsrichting in een functioneel ontwerp nóg belangrijker. Naast de opdrachtgever(s) zijn er de leveranciers, ook dat is er vaak meer dan een. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u in uw rapportage data wilt ontsluiten van verschillende softwaresystemen of dat u te maken hebt met verschillende zzp’ers. In het functioneel ontwerp staat welke partijen allemaal een rol spelen en wat ze doen binnen het project.

Beschrijving van alle requirements voor uw asset management rapportage

Het functioneel ontwerp beschrijft alle requirements voor de rapportage op zo’n manier dat ze maar op één manier uitlegbaar zijn. De requirements worden per rapportagecomponent tot in detail uitgewerkt. Dat gaat van het gebruik van bijvoorbeeld lettertypes, logo’s en soorten grafieken tot de businesslogica die erachter schuilgaat. Denk aan de berekening van een rapportageuitkomst, welke informatie de ene gebruiker wel ziet en de andere niet, of wat voor kleur bepaalde informatie heeft (zo kan elke afdeling, elke klant of elke businesssector zijn eigen kleur hebben). Een goede manier om alle requirements in kaart te brengen, is een workshop. Daarover schreven we al in de eerste blog over asset management en BI.

Basis voor testen en ontwikkelen

Door het op deze manier vastleggen van de requirements schept u duidelijkheid over de verwachtingen rondom een rapportage. Daarbij legt u meteen de basis voor het ontwikkelen van de rapportage en het testen van alle individuele requirements. Voldoet bijvoorbeeld een prestatie-indicator die u wilt laten zien in de rapportage aan de voorwaarden in het functioneel ontwerp?

Visualiseren werkt: maak prototypes van uw asset management rapportages

Aan het ontwikkelen en testen gaat nog een belangrijke stap vooraf en dat is prototyping. In het functioneel ontwerp zijn al afbeeldingen opgenomen die tonen hoe de rapportagecomponenten eruit komen te zien. Met een prototype visualiseert u een asset management rapportage verder, zodat alle betrokkenen een goed beeld hebben van het beoogde eindresultaat. Dat kan gewoon in Excel of Paint en is dus niet ingewikkeld. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden, luidt het spreekwoord, en dat geldt hier zeker. Met een prototype snappen mensen vaak pas echt wat er gaat komen. U kunt samen met alle betrokkenen valideren of de rapportage aan ieders wensen voldoet. Net zoals voor het bepalen van de requirements, werkt een workshop ook goed voor het maken en valideren van een prototype.

Ideeën ontsluiten

Een functioneel ontwerp is niet alleen een validatiemiddel om zeker te stellen dat wat er wordt gebouwd, ook daadwerkelijk is wat de betrokken partijen in hun hoofd hebben. Het maken van zo’n ontwerp stimuleert het denkproces over een rapportage en brengt mensen op ideeën over hoe dingen ook kunnen. In elke fase van het proces is het mogelijk om wijzigingen op te nemen en zo voortschrijdend inzicht op een goede manier te kanaliseren.

Juiste inzichten

Bij Gemba adviseren we voor een nieuwe asset management rapportage altijd een functioneel ontwerp te maken. Dat voorkomt teleurstelling, budgetoverschrijding en lange doorlooptijden en levert tevreden gebruikers op die de juiste inzichten krijgen. We helpen u graag bij elke stap in het proces.