Wat zijn uw strategische kansen door Industrial Internet of Things? Download onze whitepaper

Projectmanagement: 5 best practices voor een geslaagd project

Best practices projectmanagementHoe vaak komt het voor dat een project vol goede moed gestart wordt, alleen om te eindigen in frustratie? In de meeste bedrijven komt dit vaker voor dan wenselijk is, ongeacht de omvang en complexiteit van het project. Hoewel verschillende factoren hieraan hebben bijgedragen, is er vaak wel een veelvoorkomende oorzaak aan te wijzen, namelijk: een gebrek aan duidelijke kennis van projectmanagement software.

Een project is alleen succesvol wanneer de beoogde doelen behaald worden – op tijd, binnen het budget én met de best mogelijke resultaten. Op basis van Gemba’s jarenlange ervaring met een verscheidenheid aan bedrijven, zijn onderstaande projectmanagement best practices tot stand gekomen.

Best practice #1: identificeer strategische- en projectdoelen

Met welk doel ontwikkelt u het project?
Het gebeurt al snel dat we met veel enthousiasme een project aangrijpen zonder daarbij een specifiek en duidelijk doel voor ogen te hebben, opgesplitst in een projectdoel en een strategisch doel. Wellicht is het doel van het project om een nieuw product te ontwikkelen, terwijl het strategische doel van het bedrijf is om een nieuwe markt aan te boren. Het strategische doel dient uiteindelijk te allen tijde voor ogen gehouden te worden. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat een nieuw product gepromoot wordt aan een doelgroep die niet aansluit op de gekozen strategie.

Best practice #2: bepaal de omvang van het project

U wilt voorkomen dat een project uit de hand loopt en meer resources vergt dan nodig. De precieze omvang van een project bepalen is dan ook geen overbodige luxe. Projectmanagement software kan u hierbij helpen. Door een duidelijk beeld te krijgen van alle taken en bijbehorende kosten, kunt u een duidelijk doel voor ogen houden en hier naartoe werken.

Projectmanagement software maakt het bovendien makkelijk om de te leveren onderdelen te identificeren en deze onder te verdelen in subonderdelen voor de verantwoordelijke teams.

Stel hiervoor een duidelijke takenlijst op voor elk team, evenals de bijbehorende deadlines. Elk onderdeel kan zo op zijn succes of falen worden beoordeeld, wat het volledige project uiteindelijk ten goede komt.

Best practice #3: kies voor de juiste resources

Elk project dient over de juiste resources te beschikken om de eerder bepaalde doelen te behalen. Deze resources corresponderen met de taken en omvang die u heeft vastgesteld voor het project.

In sommige gevallen zijn de benodigde resources voor de hand liggend, soms vereist een juiste verdeling hiervan een strategische aanpak. Personele middelen vereisen dat de mensen met echte leiderschapscompetenties op de juiste plek zitten en het juiste team ter beschikking hebben, evenals de tools die de communicatie tussen alle teamleden en teams onderling eenvoudiger maken.

Best practice #4: de dagelijkse takenlijst dient overeen te komen met de projectdoelen

Soms kunt u door de bomen het bos niet meer zien door de kleine details. Teams zijn echter zo erop gericht dagelijkse takenlijsten af te ronden vóór de deadlines, dat het een prioriteit is deze taken overeen te laten komen met het projectdoel. Stel uzelf bij het opstellen van de takenlijst daarom de vraag: helpt deze taak ons het project zo efficiënt mogelijk tot een succesvol einde te brengen?

Daarnaast helpt een effectieve inzet van projectmanagement software u om eventuele wijzigingen in doelen te communiceren naar alle teamleden, zodat de uitvoerend medewerker hier op de tijd van op de hoogte wordt gesteld.

Best practice #5: meten is weten

Zodra de omvang van een project is bepaald, is het makkelijk te identificeren tot welk punt het project moet doorlopen. Dit eindpunt kan vervolgens gebruikt worden om het succes van het project te bepalen. Bijvoorbeeld door te analyseren hoeveel doelen werden bereikt. Een eindpunt voorkomt ook dat er onnodige resources worden verbruikt.

Projectmanagement software met een uitgekiend dashboard kan u in één oogopslag laten zien in hoeverre het succes is geslaagd en welke aspecten hier het meest tot hebben bijgedragen.

Tot slot

Projectmanagement vereist een gedisciplineerde en georganiseerde aanpak, en software die de juiste inzichten verschaft. Bovenstaande projectmanagement best practices kunnen uw succes niet garanderen, maar wel de basis leggen die nodig is om een project te laten slagen.

Wilt u graag meer weten over projectmanagement of andere diensten die Gemba uw bedrijf kan bieden? Neem dan vandaag nog contact met ons op.